1、确定会议名称，会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议”“全国新型农村合作医疗试点工作会议”等 。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会议范围，二是会议内容，三是会议性质 。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会”“座谈会”“研讨会”等 。
2、初定会议步骤，会议步骤包括会议的议程、程序、日程等 。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础 。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排 。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化 。会议的步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动 。
3、草拟会议通知，会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素 。会议通知最好由与会议主题相关的人员起草，这样更有利于通知的顺利起草 。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上会议通知的代拟稿 。
4、会议经费预算，会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等 。如果需要邀请专家学者讲课、作报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内 。
5、办理会议报批，重要的会议必须报请领导审批 。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等 。
6、下发会议通知，会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发 。下发会议通知要专人负责，避免遗漏、错发和重发 。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时 。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头的工作，也会降低会议的出席率 。二是会议通知发出后要抓反馈 。涉及多个部门、内容重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等 。会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会 。
7、准备会议材料，会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持词 。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议期间的讲话来体现会议的程序 。主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化 。因为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章 。二是要注意会议程序的衔接 。讲话要承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人 。语言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪 。三是主持词的内容要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题 。
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