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企业信息资源管理的内容与方法。

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企业信息资源管理的内容与方法。

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收稿日期:2006—09—20作者简介:侍 霞(1954—),女,淮阴师范学院图书馆馆员,已发表论文数篇 。高校网络信息资源管理创新研究侍 霞(淮阴师范学院,淮安223300)〔摘 要〕 本文在介绍信息资源和网络信息资源的基础上,提出信息资源流和信息资源交流的概念,接着又在网络信息资源管理存在的主要问题基础上,从多层次对高校网络信息资源管理进行创新阐述 。〔关键词〕 高校管理;网络信息资源;信息资源流〔Abstract〕 Based on the introduction of information resource and network information resource, this paper pro-posed the concepts of information resource stream and information resource exchange. Afterthat, based on the existenceof main questions of network information resource management, this article carried on the innovation elaboration to theuniversities network information resource management from multi-level.〔Key words〕 universities management; network information resource; information resource stream〔中图分类号〕G203 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821 (2007) 03-0052-03信息时代的到来,将竞争推向新的高潮,高教改革、高校扩招要求现代高校管理人员不但要具备专业方面的知识,而且必须掌握相关以及相应交叉学科的基本知识,以提高管理水平 。作为高等院校高素质管理人员,需要具备敏锐的鉴别力、果敢的创造力、协调的控制力 。经过百余年的发展,信息管理的过程已经经历了传统管理时期,技术管理时期,信息资源管理时期,现在正逐渐向“网络信息资源管理”阶段演进 。这种演进和发展对信息管理工作模式和服务模式势必造成巨大的变化,产生新的社会需求,而网络信息资源管理正是这种新需求下的产物 。1 网络信息资源流1·1 信息资源(IR)和网络信息资源(NIR)在探讨网络信息资源流之前,我们首先应明确对信息资源(IR)概念的理解 。目前关于信息资源的含义有很多种不同的解释,但归纳起来主要有两种:一是狭义的理解,认为信息资源就是指文献资源或者数据资源,或者各种媒介和形式的信息的集合,包括文字、声像、印刷品、电子信息、数据库等,这都是限于信息本身的 。而广义的理解,认为信息资源是信息活动中各种要素的总称,这既包含恶劣信息本身,也包含了信息相关的人员、设备、技术和资金等各种资源 。随着互联网发展进程的加快,信息资源网络化成为一大潮流,与传统的细细资源相比,网络信息资源在数量、结构、分布和传播的范围、载体形态、内涵传递手段等方面都显示出新的特点 。这些新的特点赋予了网络信息资源(NIR)新的内涵 。网络信息资源指在互联网上以各种方式存在并传播的信息集合 。目前网络信息资源以因特网信息资源为主,同时也包括其他没有连入因特网的信息资源 。与传统的文献信息资源相比,网络信息资源具有明显的不同,作为知识经济时代的产物,网络信息资源也称虚拟信息资源,它是以数字化形式记录的,以多媒体形式表达的,存储在网络计算机磁介质、光介质以及各类通讯介质上,并通过计算机网络通讯方式进行传递信息内容的集合 。主要表现在它以电子数据作为主要的承载形式,既可以是文本信息、图像信息,又可以是视频、音频等多媒体形式 。此外网络信息资源无论是在规模上、分布上,还是更新速度等方面都是传统的文献信息资源所无法比拟的,所以,如何按照网络信息的特点和网络用户的信息需要对网络信息资源进行有效的组织管理,是网络信息资源建设过程中十分迫切的重要问题 。1·2 信息资源流信息资源流是有序运动的信息资源的集合 。与河流水系一样,信息资源流的形成也必须至少具备源头、渠道和目的地三个要素 。信息资源流的源头是拥有生产信息资源能力的人或机构;流通渠道一般分为正式渠道和非正式渠道,这两者互为补充,共同构成信息交流的通道,如图1所示 。目的地则是需要信息资源的人即用户 。与河流水系不同的是,信息资源流的源头与目的地常常可以互换,彼时的源头此时可以是目的地,此地的源头在彼地可能是目的地,一个人或一个组织也可以同时既充当目的地又充当源头 。因此,信息资源流的运行与控制比河流的运行和控制复杂、艰难的多 。一般来说,任何正常的具有思维能力的人都可以成为信息资源流的源头,同时又必然是信息资源流的目的地 。在实际生活中,信息资源流的源头多为那些善于发掘、创造和积累信息资源的人,如科学家、教师、作家、采访人员、律师、管理者、工程师、决策者等 。一般大众更多的是充当信息资源流的目的地角色,他们接受信息资源,将其转化为物质、能量或自身的能力与素质 。在信息资源流流动—52—的过程中,出于永久利用、反复利用和有效利用的目的,人们也常常通过人工设施来“拦截”和“储蓄”信息资源流,这样就形成了类似“水库或人工湖”的图书馆、档案馆、情报中心、信息中心等形式的信息资源中心 。信息资源中心既可以改变信息资源流的流向和时间,在用户需要时为其提供所需的信息资源,从而提高信息资源的利用率;又可以通过类似发电的方法对信息资源进行开发,以改变信息资源的结构和功能,提高信息资源的品位,实现信息资源的增值 。1·3 信息资源交流信息资源交流是一种有目的的社会活动,是人们为实现资源共享而对信息资源流实施组织规范、引导和控制的过程 。从要素分析的角度认识,信息资源交流的出现和存在需要具备交流者、交流对象、交流内容(信息资源)、交流媒介和控制者等要素 。这些要素依据一定的方式可整合为特定的信息系统,如出版社、广播电台、电视台、报社、图书馆、档案馆、情报信息中心等,虽然它们的具体交流内容、方式和任务各不相同,但究其实质都是对信息资源流的管理与控制活动 。2 高校网络信息资源管理存在的主要问题2·1 网络信息资源分类组织体系不够完善由于Internet是一个基于GDPP/IP协议连接的计算机网络的网络,对整个互联网来说并不存在一个统一的管理机构,任何政府、企业、个人都可以在网络上以任何方式发布信息,所以即使采用同一种组织方式来组织管理网络信息资源,其信息描述语言、表达方式也有很大差别,这就增加了网络信息资源组织管理的难度 。目前网络信息资源的组织管理存在的问题很多,其中最主要的问题是以下两个方面 。第一,网络信息资源的分类组织体系不完善 。分类法符合人们按类检索信息的习惯,虽然传统的文献分类法的这种分类思想广泛应用于网络信息组织中,但目前只有少数网站,如CERNET、超星数字图书馆采用传统的分类工具组织网络信息,大多数门户网站都采用自编的分类体系进行信息组织,网站的分类目录是以网络信息的主题作为聚类的主要依据,是分类法与主题法的结合,其类目的划分不是严格的等级列举式,类目的排列不局限于类目之间的内容联系和逻辑关系,这些分类体系的设计主要从网络信息的特点和网络用户的实际需要出发,为广大网络用户利用网络信息提供了一定方便,但这些分类体系的设置在分类标准的选择、一级类目设置的数量、分类体系展开的层次、类目的排列等方面各自为政、自成体系,规范化和标准化程度不高,给用户理解和使用不同网站的资源带来困难,不利于网上信息资源的共建共享 。2·2 搜索引擎的搜索质量不高利用搜索引擎来组织信息资源,对用户来说其最大缺陷是查准率很低 。这主要是由于在信息标引过程缺乏人工干预,导致准确性较差,加之检索软件的智能化程度又不很高,造成检索误差较大 。人们利用搜索引擎进行信息检索时,虽然一次检索输出的结果可能很多,但往往会包含许多的重复、虚假信息,即检索噪音较大 。再者,不同的搜索引擎有不同的检索项选择、检索界面,不同的句法要求和对符号、标识符的处理,因此检索策略的构造输入方式也会直接影响检索结构 。许多搜索引擎并没有覆盖所有网络信息资源,对用户来说也存在查全率较低问题 。此外,许多存储在各类数据库中的信息,搜索引擎无权访问 。这些都极大地影响搜索引擎的查全率 。3 高校网络信息资源管理的理论核心高校管理的核心理念就是服务学习和教学,也是高校管理的出发点和归宿 。因此,在拟定高校管理理念时,必须以信息技术时代为背景,以学习和教学为指向,要着力于学习时空的开放化,学习方式的多元化,教学手段现代化 。上个世纪90年代,卢泰宏教授提出: IRM (信息资源的技术管理的英文缩写),它是三种基本信息管理模式的集约化 。信息资源的经济管理和信息资源的人文管理,它们分别对应不同的背景,即信息技术,信息经济和信息文化 。3·1 人文角度人们试图通过政策,法规,伦理道德的相互协调,将行政手段、法制手段和精神文明的力量结合起来,实现高速信息网络资源的规范化和有序化管理,形成有机体系和健康的网络文化,以保证高速信息网络有序运行 。这些手段的综合运用改变了自20世纪60年代以来形成的单依靠技术的单一模式,解决了许多技术手段无力解决的问题,有助于客服网络迅速膨胀和无序扩张引发的种种弊端,创造和谐、均衡、有序的信息环境,并使技术发挥更大的效能,因此对应于信息网络文化的人文管理模式,其方向使网络环境中的信息政策和信息法律等,在网络信息资源的管理实践中,这三大模式相辅相成,有机结合 。3·2 技术角度人们除了利用信息科学的原理研究解决大系统的稳定性,网络结构的有序性和高速率传输中的各种问题外,主要是用情报学的理论方法研究信息网络特点的信息系统,信息媒介和利用方式 。即对应于网络技术的技术管理模式,其研究内容是新的网络信息系统,新的信息媒介和网络信息环境中的信息资源分布、采集、组织、存储、检索、传播与服务 。3·3 经济学角度经济信息是人类经济活动的状态及变化的客观反映 。它本身具有一些特殊性:定量分析模型较难建立;生命周期较短,不具备无偿共享性;目的性和有序性程度高;在特定范围内会终止等 。信息网络是一个巨大的社会经济系统,这个系统将计算机、通讯网、信息资源网、信息生产者(提供者)、信息消费者(用户)融为一个有机的整体,其从根本上改变了人类信息生产、分配、流通和利用模式,引起整个信息产业革命 。以高速信息网络为基础的信息活动具有与经济活动相同的特征、过程和媒介,存在着供求关系,投入产出关系和费用效益等方面的问题,有必要按照经济规律,遵循经济规律,运用经济杠杆,对网络信息活动进行经济管理,使网络信息资源的实现最优配置,获得最大限度的利用,发挥最佳效益 。对应于网络信息资源的经济管理模式,其研究方向是网络信息资源服务业引发的经济问题,研究内容是因特网产业结构与管理,网络环境中的资源的合理配置,网络市场的运行与管理等 。4 高校网络信息资源管理创新研究4·1 管理人员角度如何利用有限的经费和信息资源最大限度的满足用户的信息需求,如何调动信息资源管理人员的积极性和创造性以提高信息资源管理系统的效能,如何改进和完善信息技术以期适应新的工作需要,如何促进和维持信息资源管—53—2007年3月第3期March·2007No.3■信息化与网络建设理系统的有序运行和良性循环等,都属于管理功能的范畴 。网络信息资源管理是由信息资源管理人员(在高校,一般指的是图书馆信息服务部、校信息中心等老师)控制和操作的过程 。如何满足用户的信息需求,在多大程度上满足用户的信息需求和一个信息资源管理系统能够达到什么样的运行状态,在很大程度上都取决于信息资源管理人员的整体结构、素质和能力 。一个信息资源管理人员最好既了解信息资源及其交流过程,又了解用户的信息需求并掌握各种适用的信息技术 。信息资源管理人员是信息资源管理的主体,他们有思想、有感情、有追求也有惰性 。一个具体的信息资源管理系统必须灵活的运用管理理论、心理学理论、社会学理论与其他相关理论及经验知识,才能最大限度的调动他们的积极性和创造性,才能为信息用户提供更高的信息服务 。4·2 信息资源角度在现代信息环境中,信息技术的主导地位越来越明显,信息资源管理人员的主要任务将不再是从事具体的信息资源的采集、组织、存储、检索、开发和传播工作,而将主要从事信息资源管理的研究,并设法将研究成果转化为信息技术,然后由这些信息技术组成的自动化系统代替人来完成上述这些具体工作 。在网络信息资源管理活动中,数据库技术具有非常广泛的应用领域,它是实现资源共享,节省开支,提供系统的反映能力,工作质量和服务水平的重要手段和技术保证 。世界提供的大型数据库有1万多个,总记录数上百亿,这些数据库通过发达的网络向机关、团体、学校、公司以及个人提供各类科技信息、金融信息、商业信息、文化信息等 。从目前的状况看,我国可供服务的信息资源显得比较匮乏,我国现在有可读的信息资源还是很少 。虽然与发达国家相比,我国的数据库建设还不太令人满意,但是我国的网络信息资源的开发建设工作也有相当的成就,特别是高校系统内的网络信息资源的开发建设已经达到相当水平 。如:国家科委西南信息中心,“超星数字图书馆”、重庆维普资讯公司出版的“中文科技期刊数据库”,万方数据集团公司推出的“万方数据库”等,特别是中国学术期刊电子杂志社开发的“中国学术期刊光盘数据库”等更是将我国的网络信息资源开发与建设工作推向了一个新的阶段 。4·3 构建系统角度EMIS (“教育管理信息化系统”的英文缩写)的建立涉及的技术问题不仅仅是单纯的信息技术问题,还是一个包括人和管理手段在内的管理系统问题 。建立EMIS一般应考虑两个问题:一是教育管理信息化指导思想的确立;另一个是教育信息化系统的总体模块设计 。按照支持教育管理的信息技术和系统特征与功能,一般可将其划分为以下几个模块:信息通信支持模块;协调支持模块;过滤支持模块;决策支持模块;监控和保障支持模块;智能信息处理模块 。将这些基本模块与学校管理的指导思想相结合,配以相应的技术支持,使EMIS为高校的管理创新发挥出更大的效能 。网络信息资源管理是信息资源交流过程和管理相契合的产物,是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统,即网络信息资源管理系统,它是高校EMIS的一个非常重要的子系统,它是由信息资源、信息用户、信息技术、管理信息、经费和信息资源管理人员等要素组成的整体 。它的运行有赖于计划、组织、指挥、协调、控制等管理功能的实现 。知识经济是以信息技术为基础的,同样高校网络信息资源管理建设与发展也离不开网络信息资源管理系统的建立,这是高校实施网络信息资源管理的先决条件,也是构造网络信息资源交流网络的要求 。高校应加强网络信息资源管理系统建设,建立以网络技术为支撑的信息资源管理系统能为高校提供信息资源交流的平台,为知识共享提供友好的界面 。校园网及分布于不同物理位置的数字化设备,是构建数字化校园的重要基础设施,既可面向校内外开放,也可以将校园的专有成分纳入系统之中 。为了推进高校网络信息资源管理的进程,必须建设一个宽带、高速、可靠、安全、有线和无线相结合、遍布校园各个角落的多媒体网络平台,将其作为沟通组织内部各个部门的桥梁,并为教师和学生提供便利而有效的获取信息的手段 。同时要做好接口功能,实现与校外网站的有效连接,以充分利用国际、国内的信息资源,实现校内外资源的有效流通,使信息资源流动起来,构建数字化校园,建立递增收益网络 。该系统以对用户信息需求的分析为起点,通过信源分析、信息采集与转换、信息组织、信息存储、信息检索、信息资源开发和传递等环节,最终满足用户对信息的需求 。其过程如图2所示 。与纯粹的信息资源交流过程相比,网络信息资源管理具有更为明确的目的、更为严密的组织和更为强烈的服务特征 。图2 网络信息资源管理系统参考文献[1]张晓霞.中国究竟需要什么样的教育管理[J].教育导刊, 2002, (10).[2]钟守真,李月琳.信息资源含义探析[J].中国图书馆学报, 2000, (1).[3]朱先云.试论创新教育对教师素质的要求[J].教育探索, 2002, (1).[4]陈戈止.信息管理学[M].成都:西南财经大学出版社, 2005.[5]林莉,刘元芳.知识管理:世纪高等学校管理改革的新范式[J].科技与管理, 2003, (2).[6]沙勇忠.信息资源管理的发展趋势[J].情报资料工作, 2002, (1).[7]马费成.信息资源开发与管理[M].北京:电子工业出版社, 2004.[8]胡昌平,谷斌.网络信息资源的社会化组织与开发构想[J].中国图书馆学报, 2002, (4).[9]黎晟.信息时代的高校管理创新[J].教育探索,2003, (11).—54—2007年3月第3期March·2007No.3■信息化与网络建设回答者：梁爽无处不在 - 经理 四级 12-10 13:21您好，您需要的论文我们可以为您提供，请加345089562(QQ)联系.回答者：匿名 12-10 16:39生活工作的各个层面带来了深刻的影响 。回顾我国政务信息化的进程，大致可分为三个阶段：（1）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率 。（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化 。（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统 。在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务 。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台 。电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化” 。转载请注明来自文档中国doctxt.net实施原则：实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则实施步骤首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作 。第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请 、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等 。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化 。第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委 。此时，基本实现电子政务 。在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的 。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败 。第一部分 内部办公自动化系统的建设功能需求：一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口 。文档中国doctxt.net一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量 。二、处理大量的复合文档型的数据信息办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统 。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据” 。一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高 。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据” 。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的 。文档中国doctxt.net办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库 。三、包含大量的工作流应用所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程 。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等 。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库） 。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程 。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间 。在相当程度上工作流自动化有三种实现模式 。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的 。从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具 。四、支持协同工作和移动办公文档中国doctxt.net在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策 。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作” 。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率 。所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息 。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持 。

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