筹备会议的技巧和方法（如何筹备会议）( 二 )
8、选择布置会场 ， 开会要借助于一定的场所 。会场条件的好坏、舒适程度的高低 ， 对与会人员的心理会起到不可忽视的作用 ， 直接影响到会议的效果 。因此 ， 要重视会场的选择和布置 。会场的大小要根据参会人数的多少来定 ， 还要根据会议的需要考虑会场的设备 ， 如会场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备 。会场的布置是办会工作的一项重要内容 ， 主要有：一是会标的布置 。会标应与会议的名称一致 ， 字数要少而精 ， 如“全国卫生工作会议” 。二是席位卡的摆放 。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊 ， 右为次” 。主席台上就座的人数最好为单数 ， 最主要的领导居中 ， 其他席位卡按照先左后右的顺序分别依次摆放 。三是主席台的摆放 。一般有两种形式：其一 ， 主席台高于台下的座位 。适用于人数多、比较重要的会议 ， 如报告会、工作会等 ， 会场显得比较庄重、严肃、正规；其二 ， 主席台与其他座位处于同一平面 。适用于人数较少的会议 ， 如座谈会、研讨会等 ， 会场显得较随和 ， 与会人员之间的关系显得平等 。四是座位的安排 。安排座位一般根据会议的性质 ， 如果是座谈会 ， 座位摆成回字形 ， 回字的两边和底边可以多摆放座位；如果是向检查组、检查团汇报情况的汇报会 ， 座位摆成回字形 ， 但是回字的顶部和两边各摆一排座位 ， 底边可多摆放几排座位 。此外还可以根据会议的气氛和会场的本身条件安排座位 。
9、明确人员分工 ， 会议的会务人员可分三个小组 ， 一是秘书组 ， 负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草、整理会议记录、编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组 ， 负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发 ， 以及会议的签到等工作；三是接待组 ， 负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排 ， 如礼仪人员、服务人员和摄影人员等 ， 此外还要做好会议经费的预决算工作 。
【筹备会议的技巧和方法（如何筹备会议）】
10、会前全面检查 ， 会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节 。会前检查一般分为三个步骤 ， 一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到现场实地检查 ， 包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；三是针对可能出现遗漏的问题 ， 进一步采取补救措施 。会前检查一般要邀请有关的领导亲临现场给予指导 。
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