档案室工作，是为了集中统一管理单位在工作活动中形成的全部档案而建立起来的一项专门业务 。《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务建设规范》，对档案室的任务都作了明确规定，其基本任务有五个方面：1、贯彻执行党和国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的各项规章制度 。档案室是国家档案事业的基层组织，必须遵守党和国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，依法从事本单位的档案工作，这是做好档案室工作的基本前提 。同时，为了贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，档案室还应该采取一系列有效的措施，建立健全本单位档案工作的规章制度，使本单位的档案工作有章可循，从而将本单位的档案工作纳入国家档案事业法治建设的轨道，这是开展档案室工作的基本保证 。2、对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作监督和指导 。档案室的档案，来源于本单位文书部门和业务部门，案卷质量的高低，与文书部门和业务部门有直接关系 。为使本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累、归档工作符合档案工作的要求，档案室应对本单位各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督指导，以保证归档案卷的质量，这是国家赋予档案室的权力 。3、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用 。档案室应该是集中统一管理本单位全部档案的信息中心 。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全 。管理是手段，利用是目的 。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务 。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的 。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高 。如果档案室只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持 。档案室要根据本单位工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务 。4、对所属单位的档案工作进行监督和指导 。按照档案工作统一领导、分级管理的原则，各专业主管机关的档案部门，除管理好本单位的档案外，还应负责对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导 。5、依法向档案馆移交档案 。《档案法》第十一条明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案 。”档案室保存的档案，一方面，它是本单位形成的，对本单位有用，要在本单位保存；另一方面，它又是国家的，对国家各项工作有用，又需要移交给国家档案馆保存，在更大的范围为社会各方面当前和长远的需要服务 。按照《机关档案工作条例规定》，“省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，连同目录数据库软盘、案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交 。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交 。” 档案室不仅要按照移交范围向档案馆移交档案，而且移交的档案要符合一定的质量要求 。在移交前，要根据档案馆接收档案的要求，进行以下方面的工作：①根据国家档案局制订的档案保管期限表，对本单位保存的应该移交的档案进行鉴定，确定移交范围；②对应移交的档案进行质量检查，对不符合要求的案卷进行必要的加工调整；③对发现遗缺未归档的文件材料要进行收齐补充；④对案卷内字迹褪色洇化的材料要进行登记修复；⑤修改或重新编制检索工具和有关的参考资料 。准备工作做好后，经过档案馆验收，认为合格，双方办理交接手续 。6、办理领导交办的其它有关的档案业务工作 。
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